قرارداد محرمانگی (عدم افشای اطلاعات)

بسیاری از اندیشمندان معتقدند اگر جنگ امروز بشر بر سر توسعه سرزمین‌ها و یا دستیابی به منابع ارزشمندی از جمله نفت و آب باشد، جنگ فردای بشر جنگ بر سر داده‌ها و اطلاعات است. همین گزاره به خوبی ثابت می‌کند که مسئله حفاظت از اطلاعات و دیتاها تا چه اندازه در هر زمینه‌ای بسیار حیاتی و تعیین‌کننده است. شما در مقام صاحب یک کسب و کار، مدیر یک مجموعه و یا هر موقعیت دیگر، موظف هستید تا از محرمانگی اطلاعاتی که در سازمان زیردست شما جریان دارد، محافظت کنید. چنین امر مهمی محقق نمی‌شود مگر این که با انعقاد قراردادی دقیق و شفاف، یکی از اطراف یا هر دو طرف قرارداد، به طور جدی نسبت به حفظ اطلاعاتی که در اختیارشان قرار داده می شود، کوشا و متعهد باشند.

امضای قرارداد محرمانگی یا عدم افشای اطلاعات تا چه اندازه مهم است؟

قرارداد محرمانگی یا عدم افشای اطلاعات به قرارداد NDA (non disclosure agreement) مشهور است. قراردادی که به موجب آن اعضای یک سازمان، متعهد می‌شوند تا اطلاعات محرمانه را حفظ کنند و به افرادی که نباید، انتقال ندهند. این اطلاعات می‌توانند شامل مواردی همچون اطلاعات تجاری، فنی، مالی، حقوقی، اجرایی و سایر اطلاعات حیاتی یک مجموعه باشند. برای صاحب یک کسب و کار و یا یک مدیر، بسیار مهم است که بتواند در کنار حفاظت از اجسام و وسایل فیزیکی محل فعالیت و سلامت جسمی نیروهای انسانی تحت مدیریتش، از فرمول‌ها، مراودات، مکاتبات و اطلاعاتی که در آن بیزینس استفاده و منتقل می‌شود هم حفاظت کند. این اطلاعات، ارتباط وثیق و مستقیمی با کسب موفقیت در بازار، پیشی گرفتن از رقبا در محیط رقابت و حریم خصوصی اشخاص حقیقی و حقوقی دارد. بنابراین می‌توان گفت که اگر برای حفظ اطلاعات محرمانه یک سازمان، تدبیر حقوقی دقیقی اتخاذ شود، آن سازمان چندین قدم از سایرین جلوتر خواهد بود.

چند خط درباره فایده امضای قرارداد محرمانگی و عدم افشای اطلاعات

می‌توان به افراد حق داد که شاید در خصوص اهمیت و فایده امضای چنین قراردادی، اطلاعات زیادی نداشته باشند. چون آنها گاهاً فرض را بر اعتماد دوجانبه می‌گذارند و بر این باورند که دیگران هم به طور خودکار، به تمامی تعهدات و قواعد اخلاقی پایبند هستند و اطلاعات محرمانه و سرّی موجود در محیط کار را به اشخاص ثالث فاقد صلاحیت، منتقل نمی‌کنند. اخلاق اما همواره تضمین‌کننده نیست و از آنجا که ضمانت اجرا ندارد، در بعضی موارد به آسانی و بدون هیچگونه تبعاتی، زیر پا گذاشته می‌شود. لذا در چنین موقعیت پیچیده‌ای است که امضای یک سند حقوقی متقن و استاندارد، می‌تواند از تمامی ابهامات و خطرات این حوزه، جلوگیری کند.

یک قرارداد خوب در حوزه جلوگیری از افشای اطلاعات محرمانه، به شما این شانس را می‌دهد که:

-اعتماد و حریم‌ها را بسازید تا به آن احترام گذاشته شود.

-مورد حمایت قانونی قرار بگیرید.

-از هدر رفتن، افشاشدن و عمومی‌شدن ایده‌ها و اطلاعاتی که مایل نیستید، جلوگیری کنید.

اول اعلام کن، بعد بازخواست   

نمی‌توان بدون تشریح و تبیین خط قرمزها و استثنائات، کسی را به دلیل نقض آن‌ها محکوم کرد و مقصر دانست. کسی که به عنوان کارمند و یا هر سمت دیگری پا به مجموعه شما می‌گذارد، باید بداند که کدام یک از اطلاعات کتبی یا شفاهی که در اختیارش قرار می‌گیرند، واجد وصف محرمانه و دارای اهمیتی حیاتی است. اگر چنین آگاهی و علمی وجود نداشته باشد، او نمی‌داند که در مقابل اشخاص ثالث، باید نسبت به حفاظت و حمایت از کدام داده‌ها اقدام کند. پس بهترین راه برای رفع چنین ابهامی، این است که طی قراردادی روشن، واضح و صریح، نکاتی که واجد وصف محرمانه هستند تبیین گردد تا کسی به دلیل عدم آگاهی، به طور ناخواسته ضربه‌ای جبران‌ناپذیر به منافع و دستاوردهای یک سازمان وارد نیاورد.

هرگز به ساده‌ترین راه، اعتماد نکنید

احتمالاً با یک جستجوی ساده، انواع و اقسامی از قراردادهای محرمانگی و عدم افشای اطلاعات را پیدا می‌کنید. شاید در نگاه اول، این قراردادها بتواند مشکل سازمان شما در مواجه با افشای اطلاعات را حل کند اما وقتی با عمق بیشتری به مسائل نگاه کنیم، متوجه می‌شویم انعقاد چنین قرارداد مهمی که تا حد زیادی با موفقیت سازمان و پیشرفت آن، رابطه‌ای استراتژیک و بنیادین دارد، تا چه اندازه دارای ریزه‌کاری‌ها و نکات پیچیده‌ای است که یک تیپ قراردادی ساده و در دسترس، هرگز نمی‌تواند آن را در بر بگیرد.

از جمله مهم‌ترین نکاتی که ما در تنظیم قرارداد محرمانگی و عدم افشای اطلاعات به آن توجه کرده‌ایم را می‌توان در موارد زیر خلاصه کرد:

-تعیین تکلیف دقیق حدود و مصادیق اطلاعات محرمانه.

-تعهدات هر یک از طرفین در خصوص اطلاعاتی که محرمانه تلقی می‌گردند.

-تعهداتی نظیر عدم رقابت، حمایت از مالکیت فکری اطلاعات، استثنائات این تعهد و مواردی از این دست.

-ضمانت اجرای قانونی برای جلوگیری از نقض تعهد.

پاسخ به یک ابهام بزرگ و کلیدی

احتمالاً بسیاری از افراد با خود فکر می‌کنند که پس از پایان قرارداد حرفه‌ای میان یک سازمان با نیروهای تحت قرارداد خود، آن گاه تکلیف اطلاعاتی که آن شخص در طی سال‌ها حضور در یک مجموعه کسب کرده چه می‌شود؟ آیا در آن زمان، او مجاز به افشای اطلاعات و دیتاهایی که در اختیار دارد می‌باشد؟

ما پیش‌تر به پاسخ این سوال و راهکاری برای جلوگیری از افشای اطلاعات حتی پس از پایان قرارداد همکاری هم اندیشیده‌ایم. در این قرارداد، بندی وجود دارد که مطابق آن، طرفین می‌توانند بقای تعهد خود به حفظ اطلاعات را تا هر زمان که می‌خواهند، تمدید کنند. طی بازه زمانی تعیینی، هیچکس حق نقض آن را نخواهد داشت. 

حفاظت از کیان یک سازمان با امضای یک قرارداد کامل

همانطور که بیان شد، امضای قراردادی دقیق در حوزه محرمانگی و جلوگیری از افشای اسناد و اطلاعات، می‌تواند از بحران‌های بزرگ و پیشبینی‌نشده‌ جلوگیری کند. بنابراین هیچ جایی برای آزمون و خطا در خصوص سندی که قرار است امضا شود وجود ندارد. چه بهتر از این که از متنی استفاده کنید که متخصصین با اشراف کامل نسبت به تمامی چالش‌های احتمالی، آن را تنظیم کرده اند؟ فراموش نکنید که جنگ فردا بشر، جنگ دیتا و اطلاعات است.